Spendanalys är en viktig process för att analysera företagets driftskostnader, identifiera potentiella besparingsmöjligheter och i sin tur minska kostnader i framtiden. Spendanalys är avgörande för alla delar av varje organisation, för när du vet vart alla dina pengar går kan du fatta mer välgrundade beslut om hur och var de behöver spenderas. Men hur får du denna information och vad letar du efter i en bra rapport? Läs vidare för att ta reda på det!
Varje organisation ska ha en korrekt spendanalys regelbundet. Varför? Eftersom en välskött leveransbas och en sund upphandlingsstrategi går hand i hand. En upphandlingsstrategi är en beskrivning av vad du planerar att köpa (leverans), varför du planerar att köpa (retention), hur mycket du planerar att köpa (aktivitet) och till vilken kostnad (reisition). Det är praktiskt taget en ritning av ditt företags hela leveranskedja. Utan en detaljerad upphandlingsstrategi kan du inte effektivt planera för eller ta itu med alla aspekter av din leveranskedja.
För att förstå hur bra hela din leverantörskedja presterar, bör spendanalys ske regelbundet. En av anledningarna till att du ska utföra denna analys regelbundet är att upptäcka negativa trender eller områden där du kan se en förbättring. Till exempel, om du märker att din kundtjänst eller leveranstider blir längre eller sämre, kan detta vara en indikation på att det kan finnas utgiftsproblem inom upphandlingsprocessen. Du skulle vilja vidta korrigerande åtgärder innan det blir värre.
En annan anledning till att du bör genomföra en regelbunden spendanalys över alla dina kanaler (även om det inte är ett företagssystem) är att kontrollera hur dina leverantörer presterar. Att spendera på dina leverantörer är en av de största drivkrafterna för dina affärsintäkter, så det är vettigt att kolla in hur dina leverantörer mår. Utgifterna visar vilka leverantörer som tillhandahåller de varor och tjänster du behöver till de bästa priserna med de bästa servicenivåerna.
Även om de flesta organisationer nu har en IT-avdelning som ägnar sig åt att hantera sina e-handelswebbplatser, är det fortfarande många som inte kan analysera hela sin leveranskedja. Verktyg för företagsutgiftshantering ger information som behövs för att utföra en korrekt spendanalys som ger betydande besparingar. Siffran på 10 procent representerar mängden ytterligare besparingar du kan förvänta dig genom att göra några enkla ändringar i hur du köper kontorsmateriel. Om du lägger till alla andra besparingar kommer du att inse att du faktiskt kommer att spara pengar under ett år genom att ompröva hur du köper kontorsutrustning och andra förnödenheter.
Om du vill veta exakt var ditt företag för närvarande spenderar sina pengar finns det ingen bättre lösning än att utföra en omfattande spendanalys med hjälp av automatiserad programvara för kostnadsanalys. Det finns många olika leverantörer att välja mellan, men bara en handfull av dem erbjuder djupgående rapporter som ger den information som krävs för att hantera hela din leveranskedja. Dessa rapporter visar var varje dollar går och vilka områden du kan förbättra. Uppgifterna ger dig möjlighet att se var du kan öka din effektivitet och minska din kostnadsbas. Om du är trött på att kämpa för att göra din vinst lönsam är det dags att göra en fullständig företagsgranskning och börja analysera var ditt företag kan spara pengar.